Paperless: O que é e como pode ajudar na logística?

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Paperless, do significado em português “sem papel”, propõe a ideia de que os gestores precisam eliminar ao máximo a utilização de papéis nas empresas. Saiba como melhorar sua produtividade ao adotar este conceito.

A empresa que quer se destacar no mercado precisa abraçar a inovação para conseguir transformar o seu negócio. Hoje, se os gestores não se preocupam em modernizar os seus processos, mais difícil fica para as equipes e os equipamentos conseguirem suprir toda a demanda. A tecnologia pode ajudar na organização dos documentos — eliminando o uso excessivo de papéis —, no atendimento mais eficiente aos consumidores e também a agilizar os processos de distribuição e entrega. Ou seja, se a empresa realmente quer se sobressair no ramo, ela deve adotar um mindset inovador para começar uma mudança de dentro para fora. Ainda não sabe como fazer isso? Veja, neste post, qual é o significado do termo Paperless e como essa tendência está ajudando os empresários a economizar recursos e a acelerar as operações de logística. Confira!

Paperless: qual é o seu significado?

Há quinze anos atrás você imaginaria que, um dia, os administradores seriam capazes de gerenciar os documentos, processos e as máquinas sem a utilização de papéis? Não, certo? E hoje, isso já se tornou um procedimento comum e bastante praticado dentro dos negócios. Paperless, do significado em português “sem papel”, propõe a ideia de que os gestores precisam eliminar ao máximo a utilização de papéis nas empresas. O conceito procura estimular as marcas a reduzir os custos relacionados a compra de materiais, a otimizar o tempo dos serviços e também a melhorar a organização dentro dos setores. Essa mudança no comportamento da empresa, em abolir o papel e adotar a novidade, se inicia na implementação de um sistema de gestão. Com o suporte de um programa específico, os profissionais são capazes de manipular todas as informações por meio de um computador. Também, acessar aos dados com mais rapidez e verificar a confiabilidade dos documentos de forma mais prática.

Como o Paperless pode ser útil para a logística?

É comum que os arquivos de logística fiquem saturados com tantos documentos, não é mesmo? Afinal, são milhares de notas fiscais,ordens de compra e serviço, avisos de entrega, faturamento de fretes, enfim. Uma quantidade enorme de papéis impressos que acabam sendo extraviados se a empresa não tiver um controle adequado sobre os documentos. Esses papéis, por mais simples que sejam, são fundamentais para que os processos de compra, venda e frete funcionem corretamente. E, mantê-los em ordem e segurança, é uma ação necessária para garantir o bom desempenho e a qualidade dos serviços. Por saberem a importância desses documentos na logística, muitos gestores já começaram a investir na transferência das informações para o meio digital. Alguns optam em fazer isso pelo escaneamento dos papéis, enquanto outros recorrem aos dispositivos móveis, como tablets e notebook, para acessar os dados de qualquer lugar. Indiferente da forma com que essas informações são acessadas ou transferidas para os setores, o importante aqui é que a prática Paperless pode ajudar a empresa a ter mais controle — mesmo com a redução dos papéis. Isto é, ela passa a aproveitar os espaços dos arquivos e usufruir melhor de todos os benefícios que a tendência oferece. Quer aproveitar os espaçamentos do seu estoque? Clique e confira como a estrutura porta-paletes pode ajudar!

Quais são os benefícios em ser adotar a tendência Paperless?

Uma empresa Paperless consegue garantir uma organização eficiente dos arquivos. Os documentos não correm o risco de ficarem extraviados pelas salas, os profissionais não precisam mais se preocupar com a perda de documentos e, a logística sobre os processos se torna mais rápida e precisa. No entanto, além de ajudar na organização, a tendência oferece também outros benefícios como, por exemplo: Redução dos custos operacionais Uma das grandes vantagens em ser uma empresa Paperless é a economia que a tendência pode trazer para os negócios. As áreas financeiras e administrativas são departamentos que utilizam uma quantidade significativa de papel e toner para as impressões. E, isso pode acabar pesando no orçamento e na contenção dos gastos a longo prazo. Por outro lado, esses custos podem ser facilmente reduzidos caso o gestor opte em transformar os documentos impressos da empresa em registros digitais. Melhora e aumento da produtividade A tecnologia não têm conquistado espaço nas empresas à toa. Na verdade, a inovação tem ganhado mais credibilidade nos negócios justamente porque consegue oferecer benefícios que métodos antigos não são capazes de proporcionar. Entre as vantagens está a agilidade com que os serviços podem ser realizados de forma digital. Se antes os profissionais perdiam horas tentando localizar apenas um documento, agora já é possível acessar notas, ordens de compra e serviço e qualquer outro arquivo em questão de minutos. E isso é fantástico! Auxilia no atendimento dos clientes, consegue otimizar o desempenho dos colaboradores e ajuda a melhorar a produtividade e a logística. Destaque por ter um mindset sustentável e consciente Quando a marca decide desenvolver uma cultura sustentável dentro da empresa, praticamente todos os departamentos são beneficiados. A equipe interna se torna mais consciente sobre a utilização dos materiais, os motoristas se tornam mais responsáveis quanto ao uso de combustível, os setores ficam melhor organizados, o departamento financeiro consegue reduzir os custos, enfim. A empresa só têm a ganhar. Ao seguir a tendência Paperless, os gestores estão permitindo que a sua marca ganhe mais valor e credibilidade. Ela passa a ser bem vista aos olhos dos investidores, se torna mais bem posicionada e preparada no mercado e a agradar, com mais facilidade, os clientes e a comunidade. Se o seu negócio ainda está “acorrentado” aos métodos antigos, talvez essa seja a hora de parar, analisar e implementar uma melhoria. Quanto maior for a demanda e a exigência dos clientes, mais bem preparada a sua empresa deve ser. E ela só será capaz de conseguir fazer isso, se estiver disposta a evoluir seu mindset junto com o mercado. Gostou das dicas? Está precisando de ajuda na logística da sua empresa ou quer ter acesso a outros conteúdos para agilizar os processos? Então clique e continue lendo o nosso blog para ficar por dentro de todas as novidades!